購買価格管理はマスタデータ保守のように見えますが、影響は購買部門にとどまりません。適時で正確な購買価格は、標準原価見積、実際原価計算、請求書照合、購買精算に影響します。
言うのは簡単だが守るのは難しい二つの原則
財務会計と実際原価の観点では、企業は通常二つのことを求めます。一つは、購買発注をサプライヤーに送る前までに単価が決まっていること。もう一つは、サプライヤー請求書の単価が購買発注の単価と一致することです。
通常業務では実現できる企業も多いですが、業界や取引モデルによってはこの二つが難しくなります。
課題はどこから来るか
新規品目導入では、技術確認や商談が長期化し、発注時点で正確な価格が決まらないことがあります。既存品目でも年度値下げや周期的な価格交渉があり、生産や購買が最終価格を待てないことがあります。
コモディティ関連購買も典型です。契約上は「先物価格 + プレミアム」のようなルールがあっても、最終価格は将来の市場基準価格で決まります。ケーブルや金属加工などの下流業界も、銅や鋼材の価格変動を受けます。
品質連動価格や複数単位管理もあります。鋼管を本数で購買し実重量で精算する、ケーブルを本数で管理し長さで価格を決める、石炭を発熱量で調整する、といったケースです。品質パラメータは入庫、検査、後工程で確定することがあります。
なぜ財務問題になるのか
発注で見積価格を使い、後から実際価格の請求書が届くと、請求書照合で購買価格差異が発生します。さらに、4 月に入庫・消費し、5 月に請求書が届くような場合、5 月の差異を 4 月の消費や製品原価へ正確に戻すことは難しくなります。
これは実際原価分析に影響します。請求書価格と発注価格が一致しないこと自体も、内部監査や外部監査の関心事項になります。
単に価格を多く保守すればよいわけではない
企業は二つの問題を分ける必要があります。一つは管理不足による価格遅れで、これはプロセス統制で減らすべきです。もう一つは、コモディティ価格、品質連動価格、複数単位価格のような合理的な業務課題で、これはプロセスとシステムの設計が必要です。
購買協業の視点では、見積依頼、見積、価格ルール、承認、発注、入庫、検査、請求書照合、精算を一つの追跡可能なチェーンにつなげることが重要です。